広報の資料は、プレスリリースだけではありません。プレス向けに準備した資料を「プレス資料」とか「プレスキット」といいます。”プレス向け”というだけでなんだか特別な資料のように感じるかもしれませんが、そんなことはありません。本来、社員として知っておいたほうがよい内容、お客様が普通に知りたい情報と変わりはありません。取材の際の参考資料として、会社や商品、サービスの概要をまとめたものです。キャッチーな見出しは必要なく、内容の正確さ、シンプルでわかりやすい、見やすいことがポイントです。例えばメディアから急に取材や問い合わせが入ってきたとしましょう。すぐに答える準備はできていますか?次の質問でチェックしてみましょう。
- あなたの会社の基本情報や概要を正確に伝えられますか?
- あなたの会社の歴史や設立背景について伝えられますか?
- 商品やサービスについて専門用語を使わずに初めて聞く相手にもわかりやすく説明できますか?
- 商品やサービスの基本情報は資料としてまとまっていますか?
- 業かい関係者からの問い合わせにも対応できますか?
- 誰が取材を受けるか社内で決まっていますか?
- 商品やサービスの写真、プロフィール写真などのデータはすぐ提出できますか?
- 取材を受ける人、または代表者の経歴(プロフィール)はまとめてありますか?
この質問に全部○がつく用意があれば、プレスキットとしてOKです。口頭ですぐ応えられることはもちろんですが、文章やデータで準備しておきましょう。ふだんから準備しておくと急な取材でも慌てずに対応できます。